technofeelit איך לבנות גרף באקסל? אם תהיתן, תשמחו לדעת שככל שתוכנות מיקרוסופט הולכות ומתקדמות, כך בנייה של גרף באקסל נהיית יותר קלה ואינטואיטיבית. אין כמו הסגר השלישי (והאחרון, יש לקוות) כדי לפנות זמן לא רב על מנת לרכוש את המיומנות של בניית גרף באקסל. בלימודים, בעבודה, בבית, בחישובי ועד הכיתה, פעמים רבות נוח להציג נתונים פשוטים ומורכבים כאחד בצורה של גרף. זה נוח, זה מסכם, וזה עוזר להסיק מסקנות ולקבל החלטות. אז שנתחיל?
גרף באקסל כהמשך לטבלת אקסל
בפוסט הקודם כתבתי הדרכה לבניית טבלת אקסל. אם לא הזדמן לכן עדיין, אתן מוזמנות להציץ. טבלת אקסל שבנינו או לחילופין טבלה מוכנה שקבלנו, תהווה תמיד את הבסיס לבנייה של גרף באקסל. לגרף אין הצדקה עצמאית לקיומו, והוא לעולם ישען על מידע קיים. כלומר, גרף באקסל הוא דרך נוחה ויזואלית על מנת להבין את המידע שנאסף בטבלה. לעיתים קרובות, ובמיוחד כאשר מדובר בכמות גדולה של מידע, יהיה לנו קשה מאוד עד בלתי אפשרי לעבד במוחנו את המידע המוצג בטבלה, ועל אחת כמה וכמה להסיק מסקנות לפיו. כאן מגיע מקומו של גרף באקסל על מנת לסכם את הנתונים ולהציג אותם בדרך כזו שנוכל לעכל אותם ולהבין אותם, ואף לעשות בהם שימוש יעיל.
סוגי גרפים באקסל
קיימים סוגים שונים של גרפים, המותאמים לשימושים שונים וסוגי מידע שונים. למשל, אם נרצה להראות חלוקה משלם, כמו למשל התפלגות ההוצאות החודשיות שלנו, נוכל לבחור בגרף מסוג "עוגה". זהו גרף באקסל המחלק עיגול (עוגה) לפרוסות בחלקים שגודלם משתנה כתלות בגודל כל הוצאה חודשית. אם ניקח כדוגמא את הטבלה שניתנה כדוגמא בפוסט הקודם, ונבחר להציג גרף באקסל מסוג עוגה המתאר את ההוצאות של חודש ינואר, נקבל למשל את התוצאה הבאה:
שימו לב שהמידע בטבלה אינו מוצג באחוזים, אלא בסכומים אבסולוטיים. זהו גרף באקסל שיודע לקחת נתונים גולמיים ולהפוך אותם לאחוזים, בלי חישוב נוסף של המשתמש/ת. סוגים נוספים של גרפים באקסל הם מסוג עמודות (ברים), גרף קווי, גרף פיזור, ועוד.
שלב מקדים: הכנת המידע
שלב זה הוא קריטי ליצירה מוצלחת של גרף. לעיתים שלב זה מהווה את מרבית העבודה שלנו, ואם נבצע אותו בצורה טובה נבטיח לעצמנו ראש שקט ותוצאות מוצלחות בשלבים הבאים. לצורך ההדגמה, נכנסתי למאגר המידע הממשלתי בנושא הקורונה. תוכלו למצוא שם קבצי מידע רבים המתעדכנים בתדירות לא קבועה. בחרתי בקובץ האופטימי "נתוני קורונה מחלימים" שמופיע שם כקובץ אקסל, ושמרתי אותו למחשב. כפי שניתן לנחש, מדובר בטבלה גדולה מאוד. ליתר דיוק, היא מכילה בזמן כתיבת שורות אלו 364,929 שורות. קשה לעיבוד? לא בהכרח. האמת הפשוטה היא, שאותם עקרונות החלים על טבלה קטנה, חלים גם על טבלה גדולה.
המשך שלב מקדים: סידור ומיון
על מנת ליצור גרף באקסל שהוא בעל משמעות, נרצה לרוב למיין ולארגן את המידע שלנו כך שיהיה לנו נוח לסווג אותו לקבוצות. למשל בדוגמא של המחלימים מקורונה, המאפיין הכי משמעותי כנראה הוא השיוך לקבוצת גיל. לכן, נרצה ראשית לסדר את הטבלה כך שתהיה מאורגנת לפי גילאים. ניתן לעשות זאת בפשטות בדרך הבאה: נעמוד בפינה השמאלית עליונה של הטבלה, ונלחץ Ctrl+A. פעולה זו תסמן את כל הטבלה. לאחר מכן נבחר בתפריט העליון "Data" ואז "Sort". יפתח לנו חלון, ובו נבחר בתפריט "Sort by" את המאפיין על פיו נרצה למיין. במקרה שלנו, נבחר "age_group", ונלחץ Ok. התוצאה תהיה, שכעת הטבלה תהיה מסודרת על-פי קבוצת הגיל, בסדר עולה.
שלב 1: בחירת המידע עבורו נרצה לבנות גרף באקסל
השלב הראשון בבניית גרף באקסל, הוא בחירה של המידע אותו נרצה להציג. זו יכולה להיות כמות מצומצמת של תאים באקסל, וזו יכולה להיות כמות גדולה מאוד. העיקר שלמידע יהיה מכנה משותף מתאים. לצורך ההדגמה, אשתמש בטבלת נתונים קטנה אותה בניתי במהלך הפוסט הקודם שעסק בבניית טבלת אקסל. אבחר את ההוצאות של חודש ינואר ע"י כך שאסמן את התאים המכילים הוצאות אלו, וכן את התאים שמכילים את שמות סעיפי ההוצאות:
שלב 2: בחירת סוג גרף באקסל
לאחר בחירת התאים, נרצה לבחור ביצירה של גרף באקסל. לשם כך, נבחר בתפריט "insert". לאחר מכן נוכל לבחור בגרף, לפי סוג הצלמית. למשל, נבחר בגרף עמודות מצד שמאל למעלה בתוך הריבוע האדום המסומן.
לאחר שבחרנו בגרף עמודות, יפתח תפריט נוסף המציג סוגים שונים של גרף עמודות. גם כאן נבחר באפשרות הראשונה מצד שמאל למעלה, שהיא אולי הכי סטנדרטית.
כפי שניתן לראות בתמונה הבאה, בשלב הזה אקסל יצר עבורי גרף עמודות כפי שבקשתי. אני יכולה כעת על ידי הקלקה כפולה על הגרף שנוצר, להגיע לתפריט בו אוכל לבחור בין עיצובים שונים של גרף העמודות. חשוב להגיד שבשלב הזה אין הבדל איכותי בין הגרפים, אלא רק הבדל עיצובי.
שלב 3: השלמת בחירת מידע
כעת יצרנו גרף עמודות שמתאר את ההוצאות השונות בחודש ינואר. נניח שעכשיו אני מעוניינת להוסיף גם את ההוצאות בשאר החודשים לטבלה. איך אעשה זאת עבור גרף קיים? ראשית קליק ימני על אזור הגרף, ואז יפתח תפריט בו אבחר באפשרות "select data".
קליק ימני על אזור הגרף ובחירה באפשרות "select data".
בשלב הבא יפתח חלון שבו אוכל להוסיף מידע נוסף לגרף. אבחר באפשרות "Add" ואז יפתח חלון קטן כפי שנראה בצד ימין בתמונה הבאה. בחלון זה ניתן לבחור את שם הסדרה הבאה. אלחץ על החץ שמצביע כלפי מעלה, ואז אסמן את התא שמכיל את שם הסדרה הבאה של הנתונים, "פברואר". אפשרות נוספת היא להקליד ידנית בחלון טקסט שיהווה את שם הסדרה. לאחר מכן הגיע הזמן לבחור את נתוני הסדרה. אלחץ על החץ שמופיע תחת "series values" ואז אסמן את הנתונים של חודש פברואר כפי שניתן לראות בטבלה מצד שמאל. כשאלחץ "ok" סדרת הנתונים החדשה תיתווסף לגרף הקיים. בצורה דומה ניתן להוסיף סדרות נוספות של נתונים (נניח את ההוצאות של מרץ ואפריל) וגם לערוך סדרה קיימת על-ידי סימונה ולחיצה על "edit". כך למשל, אוסיף לסדרה הראשונה את השם "ינואר".
שלב 4: עיצוב גרף באקסל
לאחר שבחרנו את המידע שנרצה להציג בגרף, נתפנה לשפר את הנראות של הגרף. נעשה זאת על-ידי לחיצה על לחצן ה"פלוס" שמופיע בסמוך לגרף. יפתח תפריט ובו ניתן לבחור מה יוצג בגרף. למשל נוסיף מקרא ונבחר את האפשרות "legend". כעת ניתן לראות את שמות סדרות המידע שבחרנו מצד ימין. מומלץ לשחק עם האפשרויות השונות וללמוד אותן. חשוב להקפיד שהמידע הנחוץ לנו יופיע בצורה ברורה וקריאה בגרף, ומצד שני, לא להעמיס ולהמנע מחזרה מיותרת על מידע (למשל נתון זהה שמופיע גם בצירים וגם מעל העמודות הוא מיותר).
בנוסף נוכל לשנות ולערוך אזורים שונים בגרף על-ידי הקלקה עליהם. למשל, נוכל לשנות את כותרת הגרף לכותרת בעלת משמעות עבורנו.
שלב 5 (אופציונלי): שילוב הגרף במסמך או מצגת
כאשר הכנו גרף באקסל שמיועד להצגה, בדרך כלל לא נרצה להראות אותו מתוך מסמך האקסל, ונעדיף לשלב אותו במסמך וורד או במצגת פאוור-פוינט. על מנת לעשות זאת, נלחץ קליק ימני על הגרף ונבחר באפשרות "copy". כעת ניגש אל מסמך הוורד או אל המצגת, נלחץ על לחצן ימני של העכבר, ונראה שקיימת אפשרות של "paste options". כאן נוכל לבחור האם אנחנו רוצים להדביק את הגרף בעיצוב המקורי שלו, בעיצוב הנוכחי של המצגת, האם נרצה להיות מקושרים עדיין למידע שבגליון האקסל, או שבכלל נרצה להדביק את הגרף כתמונה. טיפ חשוב: אם המסמך מיועד להדפסה, מומלץ בחום להדביק את הגרף כתמונה כדי שאלמנטים בגרף לא "יזוזו" בהדפסה.
סוגים נוספים של גרף באקסל
הדוגמא העיקרית בפוסט הזה היא של יצירת גרף עמודות. בצורה דומה, נוכל ליצור גרף עוגה, גרף פיזור וכו'. אחרי שנבין את העקרון של יצירת גרף העמודות שלב אחר שלב, נוכל "לקפוץ למים" ולנסות יצירה של גרפים מסוגים אחרים. מוזמנות להוריד את הקובץ בו השתמשתי להדגמות כאן: ExpenseGraph. חשוב לציין שהדוגמאות שהראיתי בפוסט הן מגרסה עדכנית של אקסל. מי שמשתמשת בגרסאות ישנות יותר של אקסל עשויה להתקל בשינויים ויזואליים קלים בתפריטים, אך העקרון של יצירת גרף באקסל הוא זהה.
אהבתן את הפוסט? מוזמנות לעקוב אחרי בפייסבוק, באינסטגרם ובטלגרם, או להרשם כאן ומבטיחה לעדכן אתכן בפוסטים חדשים:
*הפוסט נכתב בלשון נקבה אך מיועד לנשים, גברים ומגדרים אחרים בצורה שווה.
תודה, בדיוק מה שהייתי צריך
ממש ממש טוב.
תודה!!
הסבר מעולה!
בדיוק מלמדת את התלמידים שלי חקר נתונים.
אתן להם את הפוסט לשיעורי בית 🙂
כיף לשמוע! זו המטרה של הפוסט. אשמח אם יגיבו לי לפוסט עם הערות, שאלות או תובנות
תודה. מועיל וברור!