technofeelit 
איך לבנות טבלת אקסל למעקב אחר הוצאות ביתיות, ביצועי העסק, תיק השקעות או ועד הבית? טבלת אקסל היא כלי עבודה נהדר שחובה שיהיה בארגז הכלים הוירטאולי שלנו. הפוסט יתאר בצורה מובנית וידידותית תהליך פשוט של בניית טבלה, מומלץ בחום לפתוח תוכנת אקסל במחשב האישי ולבנות את הטבלה מאפס יחד איתי. את הקובץ הסופי עם טבלת אקסל שמתקבלת לאחר ההדגמה תוכלו למצוא בפסקה האחרונה של הפוסט. אז איך להתחיל? על כך בפוסט שלפנינו 🙂
תוכנת אקסל
תוכנת אקסל מגיעה כחלק מחבילת תוכנות אופיס של חברת מיקרוסופט. על מנת להשתמש בתוכנה במחשב האישי יש לרכוש רשיון, אך ישנן דרכים רבות לקבל רשיון בחינם. בתי ספר וכן מוסדות אקדמיים מספקים רשיון בחינם לתלמידים, בדרך כלל עם אפשרות להתקנה על עד חמישה מכשירים ביתיים. מדריך להתקנה חינמית תוכלו למצוא כאן. גם חברות גדולות מסויימות מספקות לעובדים אפשרות לרשיון ביתי חינמי כהטבה, שווה לברר במקום עבודתכם.
עבודה עם אקסל
לפני שניגש לבניית טבלת אקסל, ראשית נכיר מעט את התוכנה המיועדת לקהל הרחב, ולא רק לבוגרות מדעי המחשב. תוכנת אקסל היא מרובת אפשרויות ותפריטים. לצורך בניית טבלה בסיסית, נתרכז במספר אלמנטים בסיסיים בתוכנה שיסייעו לנו בבנייה של טבלת אקסל. עם פתיחת התוכנה יפתח מסך המאפשר לבחור מסמכי אקסל קיימים, או להתחיל גיליון עבודה חדש (blank workbook). נבחר באפשרות הזו.
בשלב הבא יפתח גליון עבודה חדש של אקסל, בו נוכל להכניס את הנתונים שנרצה.
בניית טבלת אקסל בסיסית
לדוגמא, נניח שנרצה להכין טבלת אקסל של הוצאות בבית או בעסק. לשם כך, נרשום בעמודה אחת במילים את ההוצאות השונות. בעמודה שלידה נרשום במספרים את סכום ההוצאה בכל קטגוריה. לאחר שסיימנו להקליד בתא אקסל, לחיצה על enter תעביר אותנו לתא שמתחתיו. ניתן לנוע בין תאים השונים בעזרת מקשי החצים במקלדת או בעזרת העכבר.
טבלת אקסל – הוספת גבולות
אם "נרחף" עם העכבר מעל הטבלה שבנינו בלי ללחוץ, נגלה שהסימון של העכבר נראה כמו צורת פלוס לבן. בצורה כזו אם נלחץ על אחד התאים בפינות הטבלה, למשל על אחת הכותרות, ואז נגרור את הסימון על כל הטבלה, נוכל לסמן אותה והטבלה תצבע בצבע אפור. בשלב הזה נוכל לבחור מה ברצוננו לבצע עם הטבלה, במקרה שלנו, סימון גבולות. לשם כך נלחץ על הלחצן בתפריט למעלה שנראה כמו ריבוע מחולק לארבעה ריבועים קטנים. נלחץ על הסימון שנראה כמו חץ כפי מטה, ויפתח תפריט גבולות המראה לנו מהן האפשרויות לסימון גבולות בטבלה. אפשר לבחור גבולות שונים ולראות כיצד הם משפיעים על הטבלה.
בדוגמא המצורפת בחרתי בגבולות דקים עבור כל הטבלה, וכך כל תאי הטבלה הם בעלי גבולות שווים.
טבלת אקסל – הוספת נוסחאות
כעת לאחר שהזנו נתונים לתוך טבלת אקסל, נרצה לעבד אותם. למשל, לדעת מהו סכום ההוצאות החודשיות. לשם כך, נשתמש בכלי חזק מאוד של אקסל, והוא נוסחאות. יש מגוון רחב מאוד של נוסחאות, אך בפועל לשימושים פשוטים נזדקק בעיקר לשתי נוסחאות בסיסיות: סכום (sum), וממוצע (average). בנוסף נראה כיצד ניתן להכניס חישוב חשבוני פשוט (חיבור, חיסור, כפל, חילוק) לתוך הטבלה שלנו. בשלב הראשון על מנת "להודיע" לתוכנת אקסל שאני מכניסה נוסחה, יש להקליד את הסימן =. הסימן "שווה" אומר לתוכנת אקסל שכעת היא נדרשת לערוך חישוב.
טבלת אקסל – חישוב סכום
אם נחזור לדוגמא שלנו, נניח שנרצה לחשב את הסכום של ההוצאות. יש לנו מספר אפשרויות לכך:
- נקליד בתא אקסל חדש נוסחה שמחשבת את הסכום, והיא תראה כך: 500+100+600+700+2000+400+300= הבעיה במקרה הזה היא, שאם למשל הסתבר שחשבון החשמל היה 600 ולא 500, ונתקן זאת בטבלה, עדיין נצטרך לשנות את הנתון גם בנוסחה.
- שימוש בנתונים מתוך הטבלה: זו כבר דרך הרבה יותר חסכונית, נוחה ואלגנטית להשתמש בנתונים שהקלדנו. במקום להקליד שוב את הסכומים, נשתמש בסימון התאים בהם מופיעים הסכומים על מנת לבצע את החישוב. נקליד את הסימן = ולאחריו את מספרי התאים שאותם נרצה לחבר. קל יותר לבחור אותם עם העכבר: B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8=
- שימוש בפונקציה מובנית מתאימה: sum. השימוש בפונקציה הזו יכול לסכום תאים רבים מאוד של מספרים, ויקל עלינו מאוד כאשר יש לנו נתונים רבים. על מנת להשתמש בפונקציה יש להקליד sum= ואז תוכנת האקסל תפתח עבורנו טבלה עם נוסחאות לבחירה, כאשר הראשונה בהן היא sum. נקליק פעמיים על הנוסחה עם העכבר ויפתחו סוגריים. בשלב הזה, נסמן עם העכבר את כל התאים אותם נרצה לסכום. הנוסחה תשלים לבד את טווח התאים. כשנסיים, נשלים את הסוגריים ונלחץ enter.
טבלת אקסל – חיסור
נניח שלאחר שסכמנו את ההוצאות שלנו, נרצה להכניס לטבלה גם הכנסה, לדוגמא ממשכורת. נניח שהמשכורת היא 10000 ש"ח. נרצה לדעת כמה נשאר מההכנסה לאחר ההוצאות, ולצורך כך נשתמש בסימן מינוס (-) באופן דומה לדרך בה השתמשנו בפלוס בחישוב סכום בסעיף 2. נתחיל את הנוסחה כרגיל בסימן = , לאחר מכן נסמן בעזרת העכבר את הסכום של ההכנסה, נלחץ על הסימן מינוס (-), ואז נסמן עם העכבר את הסכום של סכ"ה ההוצאות שחשבנו בפסקה הקודמת. לחיצה על enter תראה לנו את התוצאה של ההכנסה פחות ההוצאות.
טבלת אקסל – כפל
נניח שיש לנו הוצאה קבועה שמתרחשת מספר פעמים משתנה בכל חודש. לדוגמא, בייביסיטר. בחודש מסויים יש את אותה ההוצאה פעמיים, ובחודש אחר שלוש פעמים, אך הסכום לכל פעם הוא קבוע. במקרה כזה, יהיה נוח להשתמש לצורך החישוב בפעולת כפל. נבחר תא בצד הטבלה, שייצג את התעריף לפעם יחידה, למשל 100 ש"ח. את הסכום הזה נוכל לכפול כל חודש במספר הפעמים שהתרחשה ההוצאה הקבועה באופן הבא: נתחיל את הנוסחה ב = , לאחר מכן נציין את מספר הפעמים, אז נכניס את פעולת הכפל שמיוצגת על ידי כוכבית (*), ולבסוף נסמן את תא האקסל בו מופיע התעריף. כשנלחץ enter נקבל את הההוצאה לאותו חודש עבור בייביסיטר.
באופן דומה, נוכל להשתמש גם בפעולת חילוק המיוצגת על ידי הסימן (/).
טבלת אקסל – שכפול נוסחאות
נחזור לדוגמא שלנו, ונניח שנרצה לחשב את ההוצאות הקבועות במשך מספר חודשים. לשם כך נוסיף עוד מספר עמודות של הוצאות לטבלה, למשל עבור חודשים ינואר עד אפריל. נמלא את הערכים בטבלה על פי ההוצאות שהיו לנו, אך הפעם, לא נצטרך לכתוב מחדש את נוסחת הסכום עבור כל חודש. נוכל לגרור את הנוסחה הקיימת, כך שבתחתית כל עמודת הוצאות יופיע חישוב של הסכום. לשם כך נסמן את התא של הסכום מהדוגמא הקודמת, ונרחף עם העכבר מעל הפינה הימנית התחתונה. נשים לב שסמן העכבר הפך לפלוס שחור. נלחץ על העכבר, וכשהוא לחוץ נגרור אותו כך שנסמן את כל התאים שבתחתית העמודות החדשות, ואז נשחרר. נראה שהסכום של כל עמודה מחושב על פי הנוסחא בתחתית כל עמודה.
טבלת אקסל – חישוב ממוצע
לאחר שחשבנו את סכום ההוצאות עבור כל חודש בנפרד, נרצה לדעת מהו ממוצע ההוצאות שלנו בחודשים האלו. תתפלאו לדעת כמה זה קל! כל שנצטרך לעשות הוא להכניס נוסחה של ממוצע, בדומה לאופן בו הכנסנו נוסחת סכום. נקליד את הסימן = כמו בכל נוסחה, ולאחר מכן נקליד average. נשים לב שבתחילת ההקלדה האקסל יפתח רשימה של מספר נוסחאות, ונוכל לבחור את המתאימה בדאבל קליק. לאחר מכן נסמן עם העכבר את טווח התאים הרצוי לנו, ולסיום נסגור את הסוגריים ונלחץ enter.
אתנחתא עיצובית
עד כאן למדנו להכין טבלת אקסל פשוטה ושימושית שעוזרת למעקב אחרי ההוצאות החודשיות, מחשבת סכום הוצאות בכל חודש, וממוצע עבור כל החודשים. פרקטי ונוח? ללא ספק. אפשר בהחלט לסיים בשלב הזה, אך יתכן ונרצה להוסיף מספר שינויים ויזואליים שלא יתרמו לחישובים עצמם אך יקלו על השימוש בטבלה, ואולי ידגישו את הנתונים החשובים לנו, למשל הסכומים הסופיים והממוצע.
לשם כך ישנו סט שלם של כלים בהם ניתן להשתמש, הבסיסיים ביותר: שינוי פונט, כתב מודגש, צביעת הכתב, צביעת תאים, וכו'. נוכל למחוק שורות מיותרות על ידי עמידה עם העכבר על מספר השורה, לחצן ימני ומחיקה. ניתן להרחיב או לצמצם עמודות בטבלה על ידי גרירת השוליים בכותרות העמודות שמסומנות באותיות באנגלית. בתמונה הבאה ניתן לראות טבלת אקסל שהשתמשתי בה לצורך ההדגמה. לא שיניתי בה נתונים, רק השתמשתי בכלים ויזואליים כדי להפוך אותה לנוחה יותר לקריאה.
טבלת אקסל – שימושים
לסיכום, טבלת אקסל היא כלי סופר שימושי, בבית בלימודים ובעבודה. מעקב הוצאות, סיכום תוצאות ניסוי, ניהול מאגרים גדולים של מידע, את כל אלו קשה לדמיין היום נעשים ללא העזרה של טבלת אקסל. אם לא יצא לכן או לכם להתנסות בכלי הזה עד עכשיו, אל תחששו וקפצו למים. מדובר בכלי חזק ביותר וגם ידידותי, ולכן חשוב לוודא שהוא חלק מארגז הכלים הוירטואלי שלנו. הטבלה בה השתמשתי להדגמות מצורפת כאן: Expense, תרגישו חופשי לערוך ולשחק איתה.
אהבתן את הפוסט? מוזמנות לעקוב אחרי בפייסבוק, באינסטגרם ובטלגרם, או להרשם כאן ומבטיחה לעדכן אתכן בפוסטים חדשים:
*הפוסט נכתב בלשון נקבה אך מיועד לנשים, גברים ומגדרים אחרים בצורה שווה.
תודה רבה הסבר פשוט ומדוייק🙏
אלופים
ריענון מושלם לזכרוני הגרוע
תודה לכם